Hoạch định chiến lược

HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC

Nội dung bài giảng của GS Alex Krouglov (Đại học London Metropolitan, Anh Quốc) về hoạch định chiến lược.

I. Cơ sở lý luận về hoạch định chiến lược

Trước khi tiến hành hoạch định chiến lược, bất kỳ một tổ chức hay doanh nghiệp nào cũng cần phải trả lời những câu hỏi sau:

  • Khi nào và vì sao cần phải hoạch định chiến lược?
  • Hoạch định chiến lược sẽ gặp phải những thách thức gì?
  • Hoạch định chiến lược là gì?

1.1 . Khi nào và vì sao cần phải hoạch định chiến lược

Khái niệm hoạch định chiến lược về tăng cường kết nối giữa đại học và doanh nghiệp bắt đầu nổi lên từ những năm 1970 – 1980 của thế kỷ XX.

Nguyên nhân là vì số lượng sinh viên của các trường đại học trên Thế giới bắt đầu biến động, các yếu tố về nhân khẩu học của sinh viên dần thay đổi, đồng thời các nguồn ngân sách bắt đầu không chắc chắn. Khi đó, hoạch định chiến lược giống như một giải pháp để phát triển một thái độ tích cực trong môi trường thay đổi và suy giảm các nguồn lực.

1.2. Những thách thức gặp phải khi tiến hành hoạch định chiến lược

Trong quá trình hoạch định chiến lược, tổ chức hay doanh nghiệp sẽ gặp phải những thách thức sau:

  • Cần rất nhiều nỗ lực ban đầu để chuyển đổi chiến lược của tổ chức thành văn hóa giáo dục ở mức độ cao hơn
  • Làm thích nghi một tiến trình được thiết kế để thúc đẩy những thay đổi dựa trên việc đánh giá trong một thời gian ngắn là rất khó khăn và không hiệu quả
  • Phần mềm xử lý thông tin bị hạn chế trong bộ dữ liệu mà nó thu thập được có thể làm nảy sinh những vấn đề của chính nó và vì vậy không được xem xét giống như đang phục vụ “khách hàng”
  • Tại thời điểm bắt đầu, hoạch định chiến lược được xem như một công cụ để nhấn mạnh sứ mệnh và tầm nhìn của tổ chức, giúp ưu tiên các nguồn lực cũng như thúc đẩy trọng tâm của tổ chức
  • Thất bại trong việc thúc đẩy tiến trình hoạch định chiến lược
  • Sự hiểu biết của tổ chức về vai trò của hoạch định chiến lược cũng như những yếu tố then chốt nào là cần thiết cho kế hoạch chức năng.

1.3. Tại sao phải hoạch định chiến lược

Trước khi đề cập tới khái niệm hoạch định chiến lược, tổ chức cần giải thích lý do tại sao phải tiến hành hoạch định chiến lược thông qua một số câu hỏi như sau:

  • Tổ chức là gì?
  • Tổ chức đang làm những gì và tại sao phải làm?
  • Tổ chức muốn làm gì trong tương lai?

Tổ chức cần đạt được những mục tiêu thông qua việc thích nghi với những điều kiện cạnh tranh trong xu thế toàn cầu hóa và hệ thống hóa toàn cầu. Và để đạt được những mục tiêu này thì tổ chức phải thông qua một kế hoạch chiến lược được chuẩn bị chu đáo.

Hoạch định chiến lược bao gồm việc xác định, thực hiện, và giám sát những chiến lược của tổ chức. Chiến lược của tổ chức xác định những hành vi của tổ chức dưới những thay đổi và những điều kiện không chắc chắn của môi trường.

1.4. Khái niệm hoạch định chiến lược

Vậy hoạch định chiến lược được xem là:

  • Việc thiết kế tương lai của tổ chức bằng việc phân tích tình hình hiện tại của tổ chức
  • Phân tích những mục tiêu mà tổ chức mong muốn đạt được trong tương lai
  • Đạt được những mục tiêu trên bằng cách nào
  • Hiệu quả và hiệu suất sử dụng các nguồn lực của tổ chức cho tới khi kết thúc hoạch định.

Hoạch định chiến lược được mô tả như là việc thiết lập sứ mệnh và tầm nhìn chung cho toàn bộ tổ chức trong môi trường năng động và thay đổi của môi trường xung quanh, xác định những mục tiêu chiến lược, những mục tiêu có thể đo lường được, đánh giá kết quả bằng các chỉ số đã được xác định trước, cũng như việc đánh giá và giám sát tiến trình thực hiện.

Việc tiếp cận ngân sách cần phù hợp với mục tiêu của hoạch định chiến lược từ việc xem xét các quan điểm và đưa ra sự ưu tiên cho việc phân bổ các nguồn lực (Arslankaya and KorkusuzPolat, 2010).

Hoạch định chiến lược là quản trị những quyết định và những hoạt động xác định một cách thể hiện trong dài hạn (Wheelen and Hunger, 2003).

McNamara (2006) định nghĩa hoạch định chiến lược là việc xác định năm tới hoặc những năm tiếp theo tổ chức sẽ ở đâu, tổ chức sẽ tới đó bằng cách nào và liệu tổ chức vẫn sẽ ở đó hay là không.

1.5. Ma trận SWOT

SWOT là dạng viết tắt của Strengths – Điểm mạnh, Weaknesses – Điểm yếu, Opportunities – Cơ hội và Threats – Thách thức. Điểm mạnh và điểm yếu là những yếu tố thuộc môi trường bên trong của tổ chức, do tổ chức tự nhận định và đánh giá. Còn cơ hội và thách thức là những yếu tố thuộc môi trường bên ngoài doanh nghiệp, mang lại những cơ hội cũng như những đe dọa tới tổ chức.

Môi trường

Có lợi

Bất lợi

Bên trong

Điểm mạnh

1.      Điểm mạnh của tổ chức là gì?

2.      Tổ chức cần làm những gì để tốt hơn những tổ chức khác?

3.      Tổ chức sở hữu những nguồn lực độc đáo nào?

4.      Những điểm nào khác được xem như điểm mạnh của tổ chức?

Điểm yếu

1.           Điểm yếu của tổ chức là gì?

2.           Những điểm nào đối thủ cạnh tranh tốt hơn tổ chức?

3.           Tổ chức có thể cải thiện những gì từ tình hình hiện tại?

4.           Những điểm nào khác được xem như điểm yếu của tổ chức?

Bên ngoài

Cơ hội

1.            Những xu thế và những hoàn cảnh nào có thể ảnh hưởng trực tiếp tới tổ chức?

2.            Những cơ hội của tổ chức là gì?

 

 

 

 

 

 

 

 

Thách thức

1.               Những xu thế và những hoàn cảnh nào có thể tác động tiêu cực tới tổ chức?

2.               Những đối thủ cạnh tranh đã làm gì ảnh hưởng tới tổ chức?

3.               Tổ chức có nguồn lực tài chính vững mạnh không?

4.               Những điểm yếu nào đe dọa tới tổ chức?

 

 

II. Tiến hành hoạch định chiến lược

2.1. Thành phần của hoạch định chiến lược

Thành phần của hoạch định chiến lược gồm có:

Cơ sở:                                                            Sứ mệnh

Tuyên bố hỗ trợ:                                   Tầm nhìn

Giá trị

Những mục tiêu của tổ chức

Kế hoạch chiến lược:                        Mục tiêu

Thực thi kế hoạch

Trong đó:

  • Sứ mệnh: Phải được miêu tả bằng ngôn ngữ ngắn gọn, súc tích, giải thích vì sao tổ chức tồn tại và những hành động cần thiết để đạt được thành công
  • Tầm nhìn: Xác định vị trí chiến lược của tổ chức trong tương lai và những yếu tố cụ thể của vị trí này trong mối quan hệ với tuyên bố sứ mệnh
  • Giá trị: Giải thích những gì tổ chức nhận được và cách thức tổ chức tiến hành các hoạt động
  • Thực thi kế hoạch: Chuyển hóa mục tiêu thành kế hoạch làm việc. Kế hoạch làm việc là một chức năng của thực thi kế hoạch.

2.2. Danh mục kiểm tra những quyết định trước khi hoạch định chiến lược

a. Nhân viên sẽ có những vai trò gì trong tiến trình hoạch định?

  • Hiệu trưởng có cam kết cung cấp vai trò lãnh đạo cần thiết hay không?
  • Nhân viên có cam kết thực hiện kế hoạch hay không?b. Tổ chức cân bằng các thành viên trong ủy ban hoạch định bằng cách nào?
  • Tổ chức cần bao nhiêu thành viên để cân bằng các khía cạnh của tổ chức?
  • Tổ chức sẽ tiến hành tổ chức công việc của ủy ban hoạch định bằng cách nào?c. Quy trình hoạch định sẽ được bao gồm như thế nào?
  • Tại những điểm nào trong tiến trình này toàn bộ các thành viên trong tổ chức sẽ liên quan đến nhau?
  • Hình thức nào sẽ lôi kéo sự tham gia của các thành viên?d. Tổ chức có nên sử dụng một tư vấn viên để làm mọi thứ dễ dàng hơn?
  • Tư vấn viên sẽ báo cáo ai và phạm vi trách nhiệm trong hợp đồng là gì?
  • Tổ chức sẽ xác định tư vấn viên bằng cách nào và người này cần am hiểu toàn bộ qui trình hoạt động của tổ chức?

2.3.      Xác định các nguồn lực

a. Quy trình gây quỹ của tổ chức có được tiến hành trong nhiều năm hay không?

  • Nếu có, liệu nó có phù hợp với quy trình hoạch định chiến lược?
  • Nếu không, tổ chức cần làm những gì để gây quỹ trong nhiều năm?

b. Quy trình phân bổ ngân sách hiện tại là gì?

c. Tiến trình xác định các nguồn lực sẽ được định hướng bởi qui trình hoạch định chiến lược như thế nào?

d. Các phòng/khoa có cần điều chỉnh ngân sách theo tiến trình nhiều năm hay không?

  • Tổ chức sẽ kiểm tra môi trường của tổ chức bằng cách nào?
  • Kiểm tra bên trong và bên ngoài
  • Các xu hướng và tiêu chuẩn chung
  • Những kế hoạch nào khác của tổ chức đang tồn tại và cần được đề cập tới trong sự phát triển của hoạch định chiến lược?
  • Các báo cáo kiểm định cụ thể sẽ được đưa ra bằng cách nào trong tiến trình hoạch định chiến lược?

2.4       Quản trị hoạch định chiến lược

a. Ai sẽ được bổ nhiệm chính thức cho hoạch định?

  • Trình tự bổ nhiệm nào là phù hợp?
  • Việc bổ nhiệm này sẽ được lên kế hoạch như thế nào và ai là người có trách nhiệm trình bày về hoạch định?b. Ai sẽ là người có trách nhiệm cho những tài liệu nháp?c. Ai sẽ là người có trách nhiệm trong việc kiểm tra việc thực thi?d. Ai sẽ là người quản lý và cập nhật những tài liệu trong suốt vòng đời của hoạch định?e. Ai sẽ là bộ mặt của hoạch định trong tổ chức?

2.5       Khoảng trống của hoạch định chiến lược

Mặc dù hoạch định chiến lược là công việc của các nhà quản trị cấp cao và được xem xét cũng như phân tích vô cùng kỹ lưỡng nhưng nhiều khi tiến trình hoạch định chiến lược vẫn còn tồn tại những khoảng trống. Hoạch định chiến lược là kế hoạch dài hạn trong tương lai của toàn bộ tổ chức. Những mục tiêu mà tổ chức mong muốn có thể khác rất xa so với tình hình thực tế của tổ chức.

Do vậy, khoảng trống của hoạch định chiến lược chính là sự cách biệt giữa thực tế của tổ chức so với những điều mà tổ chức kỳ vọng trong tương lai. Một điều lưu ý đối với các nhà quản trị khi hoạch định chiến lược đó là phải phân tích khoảng trống. Mục đích của việc phân tích khoảng trống là cung cấp một môi trường khuyến khích sự đồng lòng giữa các thành viên trong nhóm về những điều cần thiết nhằm loại bỏ khoảng trống giữa tình trạng thực tế của tổ chức với mong muốn của tổ chức. Việc phân tích khoảng trống là nền tảng cho sự phát triển các chủ đề hay mục tiêu được thực hiện ở cả hoạch định chiến lược lẫn thực thi chiến lược.

2.6       Ví dụ về hoạch định chiến lược

Đại học Oxford tại Anh đã xây dựng quy trình hoạch định chiến lược  trong giai đoạn 2013 – 2018. Về tầm nhìn, Đại học Oxford đặt mục tiêu dẫn đầu Thế giới về nghiên cứu và giáo dục. Đại học Oxford cố gắng đạt được điều này theo cách mang lại lợi ích cho xã hội trên quy mô toàn quốc cũng như toàn cầu. Trong thời gian diễn ra hoạch định chiến lược, Đại học Oxford sẽ cố gắng xây dựng một truyền thống lâu đời về việc cung cấp học bổng và tự do học thuật đồng thời nuôi dưỡng một nền văn hóa trong đó đổi mới đóng một vai trò quan trọng.

Cấu trúc đặc biệt của trường Đại học Oxford, được khai sinh từ lịch sử của trường, là cội nguồn của sức mạnh. Các trường thành viên của Đại học Oxford cung cấp những môi trường vừa hỗ trợ học bổng cho cá nhân vừa vừa hỗ trợ các đặc trưng văn hóa bằng việc xác định và đảm bảo tính cộng đồng. Ý thức cá nhân về định dạng học thuật được cung cấp suốt đời.

Kế hoạch này được thực hiện trong giai đoạn 2013 – 2018. Nó thiết lập tiến trình ở mức cao cho Đại học Oxford. Và để đáp ứng khía cạnh này, Đại học Oxford đã đưa ra những mục tiêu như sau:

a. Phát triển năng lực để tạo ra và sẻ chia kiến thức ở Anh, châu Âu, và toàn cầu, đảm bảo những đóng góp quan trọng cho sự phát triển kinh tế và thực thi chính sách.

b. Làm việc có hiệu quả với các trường đại học và tổ chức khác để có thể đưa ra những nghiên cứu và giảng dạy xuất sắc.

c. Tăng cường cơ cấu hợp tác giữa các phòng ban, các trường thành viên và đại học.

d. Hoàn thành mục tiêu không để sinh viên tiềm năng nào nản chí khi ứng tuyển vào Đại học Oxford do các rào cản về tài chính hay các rào cản khác. Đồng thời không có sinh viên nào khi ra trường sẽ gặp khó khăn về tài chính.

e. Cam kết đảm bảo một môi trường giáo dục tốt nhất đối với mỗi sinh viên, một chất lượng giáo dục và kinh nghiệm cho phép sinh viên áp dụng những giá trị, kỹ năng và kỷ luật mà họ học được trong cuộc sống và sự nghiệp trong tương lai, đồng thời tạo ra nhận thức suốt đời về việc kết nối với Đại học Oxford.

f. Đóng góp hiệu quả vào đời sống văn hóa, xã hội và kinh tế của thành phố Oxford và các khu vực lân cận.

g. Tuyển dụng và duy trì những nhân viên tốt nhất về học thuật và đảm bảo sự bình đẳng về cơ hội tuyển dụng, phát triển cá nhân, thăng triển trong sự nghiệp đối với tất cả các lĩnh vực làm việc tại trường Đại học Oxford.

Bên cạnh những mục tiêu trên, Đại học Oxford sẽ giám sát tiến độ hoạch định chiến lược theo những ưu tiên, những cam kết, và những mục tiêu, bằng cách sử dụng các chỉ tiêu và chỉ số định lượng liên quan. Thông qua việc này, Đại học Oxford sẽ duy trì sự tập trung vào tiến trình hoạch định chiến lược, đảm bảo việc hoạch định tiếp tục đáp ứng những nhu cầu học thuật, cho phép phản ứng với môi trường bên ngoài và được cập nhật khi thích hợp.

Đồng thời, kế hoạch và tiến trình gây quỹ thường niên sẽ cung cấp khuôn khổ cho việc thực thi các hoạt động hoạch định chiến lược ở cấp độ phân chia và dịch vụ.

 

Việt Nam eTrade Conference – 16/05/2017

Hiệp Hội Thương Mại Điện Tử Việt Nam (VECOM) và Cục Thương Mại Điện Tử và Công Nghệ Thông Tin (VICETA), phối hợp cùng Liên Minh Hỗ Trợ Xuất Khẩu Trực Tuyến (VESA), tổ chức Hội thảo Xuất nhập khẩu Trực tuyến 2017, từ 8g00 đến 12g00 ngày 16 tháng 05/2017 (miễn phí tham dự) tại Hanoi Towers- 49 Hai Bà Trưng – Hoàn Kiếm – Hà Nội.

Theo VECOM, đây là lần đầu tiên một hội thảo với chủ đề này được tổ chức tại Việt Nam. Thông tin chi tiết về mục đích và nội dung của hội thảo có thể tham khảo tại trang này. Các doanh nghiệp muốn tham gia phải đăng ký trước ngày 15/05/2017 dùng phiếu Google Forms này.